Thuê công ty dịch vụ kế toán là giao cho người ngoài giữ sổ sách, hóa đơn và số liệu tài chính của doanh nghiệp mình. Chọn đúng thì chủ doanh nghiệp yên tâm làm ăn. Chọn sai thì đến lúc cơ quan thuế kiểm tra mới phát hiện sổ sách lệch, chứng từ thiếu, và người chịu trách nhiệm cuối cùng vẫn là doanh nghiệp.
Dưới đây là 7 câu nên hỏi thẳng trước khi ký. Công ty nào trả lời rõ ràng, có giấy trắng mực đen, thì đáng cân nhắc.
1. Giá tính theo tiêu chí gì, đã gồm VAT chưa?
Nhiều nơi báo “trọn gói từ 500.000đ” rồi phát sinh thêm phí khi số hóa đơn tăng, khi làm báo cáo tài chính cuối năm, hoặc khi có hàng xuất nhập khẩu. Nên hỏi:
- Giá tính theo số hóa đơn, chứng từ mỗi tháng hay theo doanh thu?
- Ngành của mình (thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây dựng, xuất nhập khẩu) thuộc mức giá nào?
- Báo cáo tài chính năm có tính riêng không? Giá đã gồm VAT chưa?
Một bảng giá công khai, ghi rõ từng bậc hóa đơn, giúp doanh nghiệp dự trù chi phí cả năm thay vì bị bất ngờ.
2. Ai trực tiếp làm sổ sách cho doanh nghiệp tôi?
Hãy hỏi tên người phụ trách và cách liên lạc. Ở một số nơi, hồ sơ được chuyền tay nhiều người, mỗi tháng một người khác nhau, nên khi cần hỏi số liệu thì không ai nắm. Tốt nhất là mỗi doanh nghiệp có một kế toán phụ trách cố định.
3. Số liệu có được ai kiểm tra lại không?
Kế toán giỏi vẫn có lúc nhập sai. Điều quan trọng là có lớp kiểm tra thứ hai trước khi số liệu được chốt và gửi đi hay không. Hỏi cụ thể: ai kiểm tra, kiểm tra vào lúc nào trong tháng.
4. Khi có sai sót, ai chịu trách nhiệm và chịu thế nào?
Đây là câu nhiều chủ doanh nghiệp ngại hỏi nhất nhưng lại quan trọng nhất. Hợp đồng nên ghi rõ:
- Sai sót do bên dịch vụ gây ra thì xử lý ra sao, ai chịu tiền phạt, chậm nộp phát sinh.
- Sai sót do doanh nghiệp giao chứng từ trễ hoặc thiếu thì hai bên phân định thế nào.
Công ty nào né câu này, hoặc chỉ hứa miệng, thì nên cân nhắc lại.
5. Hồ sơ, sổ sách được bàn giao thế nào nếu ngừng hợp tác?
Sổ sách là tài sản của doanh nghiệp. Hãy hỏi trước: khi chấm dứt hợp đồng, bên dịch vụ bàn giao những gì (file dữ liệu phần mềm, sổ sách in, chứng từ gốc), trong bao lâu, có thu phí bàn giao không.
6. Giao nhận chứng từ hằng tháng ra sao?
Hỏi rõ lịch giao nhận: doanh nghiệp gửi chứng từ trước ngày nào, gửi qua Zalo, email hay giao bản giấy, và bên dịch vụ có nhắc khi thiếu chứng từ không. Quy trình rõ ràng giúp tránh tình trạng cuối kỳ mới chạy đi tìm hóa đơn.
7. Mình nhận được báo cáo gì mỗi tháng, mỗi quý?
Ngoài việc làm đúng hạn, chủ doanh nghiệp nên được biết tình hình: doanh thu, chi phí, số thuế dự kiến phải nộp kỳ này. Hỏi xem công ty có gửi tóm tắt định kỳ không, để mình chủ động dòng tiền thay vì bị động đến hạn mới biết.
Một cách kiểm tra nhanh
Trước khi ký, hãy gửi thử cho 2–3 công ty cùng một thông tin: loại hình doanh nghiệp, số hóa đơn đầu vào – đầu ra mỗi tháng. So sánh xem ai báo giá rõ ràng nhất, trả lời đủ 7 câu trên, và có hợp đồng mẫu để mình đọc trước.
Kế Toán Đông Tây làm thế nào?
Tại Kế Toán Đông Tây, mỗi doanh nghiệp có kế toán phụ trách riêng, và cấp trên kiểm tra số liệu trước khi gửi. Giá được tính theo số hóa đơn, chứng từ mỗi tháng và công khai trên bảng giá dịch vụ kế toán trọn gói. Ví dụ, doanh nghiệp thương mại – dịch vụ có 0–10 hóa đơn mỗi tháng là 1.700.000đ/tháng (chưa VAT).
Anh chị cần báo giá cho trường hợp của mình, hãy nhắn Zalo hoặc gọi 0977 556 904. Chỉ cần cho biết ngành nghề và số hóa đơn mỗi tháng.
